Intranet Web: gestione dei dipendenti in smart working
Smart Working: una nuova modalità di lavoro
Come gestire i dipendenti in smart working?
Le parole chiave di questo millennio sono sicuramente “comunicazione” e “condivisione”, e così, come lo sono per la nostra vita quotidiana ormai dominata dai social, lo sono diventate anche per il mondo del lavoro. L’epidemia che ha dominato e sta dominando (anche se in maniera molto più leggera) questi ultimi anni ha messo ancora più in chiaro quanto l’uomo sia un “animale sociale” e quindi necessiti di sentirsi parte di una comunità, di una realtà condivisa.
Lavorativamente parlando, questa realtà è stata mantenuta attraverso lo svolgersi del lavoro a distanza, o più semplicemente Smart Working. Il nuovo metodo di svolgimento della propria professione ha causato diverse difficoltà poiché nessuno era pronto ad un trasferimento “scrivania-divano”. Sharepoint ha sviluppato un sistema innovativo, pratico e veramente efficace, in grado di imbastire una Intranet Web PAAS (Platform as a Service), così da semplificare la comunicazione a distanza all’interno di un’azienda, ma soprattutto la gestione dei dipendenti in smart working.
L’importanza della Intranet per il futuro
La parola intranet vuol dire letteralmente “in mezzo al network”, questo sistema è infatti uno spazio condiviso online (tra i dipendenti di un’azienda). La sua utilità non si limita però solo al periodo della pandemia, ma sta trovando sempre più impiego per motivazioni quali: maternità, malattia, distanza, vacanze e (mai come in questo periodo) per ragioni economiche riguardanti i costi che deve affrontare un’azienda nel mantenere i dipendenti in un ufficio.
La guerra tra Ucraina e Russia ha di fatti portato a difficoltà negli spostamenti a causa del costo del petrolio, ma soprattutto ha messo in ginocchio molte imprese che si sono viste triplicare la bolletta energetica a causa dei continui aumenti dovuti alle numerose discrepanze politiche attualmente presenti. Qual è stata e quale sarà quindi l’ovvia conclusione? L’utilizzo dello Smart Working non più come modalità sporadica di lavoro. Per far sì che ciò avvenga al pari che in ufficio, è necessario un sistema in grado di stare al passo sia con la gestione e le esigenze dei dipendenti in smart working, sia con le necessità dell’azienda: ecco che entra nuovamente in gioco la Intranet.
Intranet Web: gestire dipendenti smart working da un’unica dashboard
Lavorando da casa alcune banalità che sono automatiche in ufficio possono diventare una vera e propria problematica per quanto riguarda la gestione dei dipendenti in smart working:
- Timbrature e Presenze: la logistica di queste funzioni è fondamentale per la gestione dei dipendenti, della loro retribuzione e relativa assicurazione. L’unica soluzione è quindi l’adozione di una Intranet Web da parte dell’azienda. Un semplice click notifica l’amministrazione delle ore di lavoro, questo permette una maggiore tracciabilità della tempistica che si va a definire con un minore numero di errori nei pagamenti del lavoratore.
- Firma dei Documenti: la gestione centralizzata della piattaforma consente l’invio dei documenti da firmare direttamente attraverso la piattaforma. Il file non dovrà essere spedito per posta oppure scaricato, stampato e scansionato per poter essere firmato. Le firme saranno fatte in digitale, i documenti verranno quindi rimandati indietro direttamente senza perdite di tempo, il tutto sempre attraverso la Intranet. Possiamo parlare quindi di una funzione di controllo semplice ed efficace, ma soprattutto immediata.
Intranet Web: comodità aziendale dove e quando vuoi
Perché privarsi delle comodità dell’ufficio quando si è comunque a casa a lavorare? La Intranet Web permette allo Smart Working di avere una gestione super efficace e soprattutto davvero semplice:
- Fascicolo del Dipendente: riguarda letteralmente tutto ciò che concerne il dipendente e ne contiene tutta la sua documentazione (contratti, retribuzioni, ferie, permessi, file da firmare ecc.). Il lavoratore può entrarvi quando vuole ed è ovviamente l’unico che può accedere a questa sezione.
- Gestione Dipendenti in Smart Working: la facilità di reperibilità del lavoro svolto in ufficio anche da casa, grazie ad un sistema che permette l’eliminazione di chiavette o infinite mail, consente di lavorare ovunque grazie al salvataggio dei dati aziendali su una piattaforma che consente l’accesso? Vi sono ovviamente divisioni per dipartimento che garantiscono la privacy sia del singolo che dei diversi settori dell’azienda.
- Share-o-matic: questo sistema permette di snellire il flusso di lavoro per l’amministrazione, funzione fondamentale sia per le PMI (Piccole-Medie Imprese) che per le aziende più grandi. Il suo compito principale è lo smistamento dei documenti nei fascicoli dei dipendenti, attraverso dei codici permettono infatti ad un automatismo di fare quello che una volta era eseguito manualmente. I documenti non saranno più lasciati sulla scrivania, ma grazie ad un semplice click verranno archiviati in ogni singola cartella del dipendente senza alcuna perdita di tempo.
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